گاهی پیش می آید که حس می کنیم بهره وری پایینی داریم. همه انسانها در طول روز به میزان ثابتی یعنی فقط به مدت 24 ساعت زمان دارند. هیچ کس در طول روز نسبت به شما 2 ساعت زمان بیشتر یا کمتر ندارد. پس چه اتفاقی می افتد که برخی افراد می توانند کارهای زیادی را در طول روز انجام دهند.
پاسخ سوال این است که آنها یاد گرفته اند که میزان بهره وری خود را افزایش دهند. اگر می خواهید بهره وری خود را افزایش دهید در ادامه مقاله با من همراه باشید. به شما قول می دهم در انتهای مقاله روشهایی می آموزید که اجرای آنها کارایی شما را در روز به مراتب افزایش می دهد.
بهبود بهره وری می تواند کار دشواری باشد. اما نکات ساده زیر می تواند به شما در افزایش بهره وری بدون تلاش طاقت فرسا کمک کند .
هر متخصص و مشاور کسب و کاری ادعا می کند که دارای “ترفند های بهره وری” است و این ترفند ها می تواند به شما کمک کند کارهای بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام دهید. البته برخی روشهای معقول وجود دارد که می توانید برای بهره وری بیشتر از آنها استفاده کنید، مانند استراحت های کوتاه مدت، ایجاد خلاقانه لیست کارهای روزانه و مقاومت در برابر شبکه های اجتماعی.
ما نیز برخی از استراتژیهای برتر را یافته ایم که می توانید برای بهره وری بیشتر اجرا کنید، اما مهم است که این نکات را به عنوان “ترفند” در نظر نگیرید.
هیچ ترفندی برای بهره وری بیشتر وجود ندارد. فقط عادت های جدیدی وجود دارند که ما می توانیم آنها را بمنظور تلاش برای عملکرد و بهره وری بهتر و کارآمد تر پیاده کنیم.
با ایجاد برخی از این عادت ها، گام های درست را در جهت کارایی بیشتر برمی دارید.
فضای کاری خود را ساده و مرتب کنید.
قبل از هر کار دیگری، در شروع هر روز چند لحظه وقت بگذارید تا فضای کار خود را مرتب کنید. داشتن یک محیط مرتب به شما کمک می کند تا بهتر فکر کنید و نتایج بهتری به دست آورید. با تمیز کردن و نظم بخشیدن به فضای کار خود، می توانید بهره وری خود را تا حد زیادی افزایش داده و مدت زمانی را که برای جستجوی موارد می گذرانید محدود کنید. همچنین کار کردن در یک فضای کاری مرتب آرامش بیشتری برای انجام کارها القا خواهد کرد.
به محیط کاری رنگ یا گیاهان زنده اضافه کنید.
رنگ می تواند تأثیر عمده ای در روحیه و بهره وری شما در طول روز داشته باشد. رنگ آبی می تواند به شما احساس آرامش بخشد و به شما کمک می کند تا تمرکز کنید، در حالی که رنگ قرمز برای کارهایی که نیاز به دقت و توجه به جزئیات دارد بسیار مناسب است. همچنین گیاهان می توانند به افراد کمک کنند تا تمرکز بیشتری داشته باشند. یک مطالعه از دانشگاه ایالتی واشنگتن نشان داد که کارمندانی که در محیط کار بدون پنجره در معرض گیاهان بودند، احساس تنش کمتر و بهره وری بیشتری داشتند.
فضای کاری خود را تزئین کنید.
علاوه بر افزودن مقداری رنگ و گیاه به فضای کار، تزئین میز کار یا اتاق خود با چند وسیله زیبا و دکوری می تواند به شما در کسب آرامش بیشتر کمک کند، و این امر می تواند بهره وری شما را افزایش دهد. افزودن یادگاری ها و مدارک شغلی، مانند دیپلم افتخارات، جوایز و سایر موارد تزئینی نیز به شما کمک می کنند احساس اعتماد بنفس بیشتر داشته باشید و این موارد همچنین باعث افزایش انگیزه شما خواهد شد.
سخت ترین و استرس زا ترین کار خود را فورا از سر راه بردارید.
هر کس حداقل یک وظیفه در لیست کارهایش دارد که مدام آن را به بعد موکول می کند، چون فکر انجام آن وحشتناک به نظر می رسد. این کار در واقع همان وظیفه ای است که شما باید ابتدا آن را انجام دهید. به جای اینکه تا آخرین لحظه روز کاریتان منتظر بمانید تا آن را تمام کنید، آن را در اسرع وقت انجام دهید و از شر آن خلاص شوید. این کار باعث می شود در همان ابتدای روز استرس انجام ندادن آن کار را متوقف کنید و کارهای دیگر را با آرامش خاطر و دقت بیشتری انجام دهید. بنابراین بهره وری بیشتری در روز خواهید داشت.
سایر کارهای خود را اولویت بندی کرده و به آنها بپردازید.
تمرکز شما ابتدا باید بر روی انجام مهمترین کارها باشد، بنابراین همه کارهایی که باید انجام دهید را مشخص کنید و به اینکه هر کار چرا مهم یا کم اهمیت است فکر کنید. اگر می توانید موارد کم اولویت را کنار بگذارید و طرحی برای واگذاری یا برون سپاری آنها به دیگران ارائه دهید تا بتوانید زمان بیشتری را صرف مواردی کنید که ارزش بیشتری به موقعیت شما و شرکت می دهند.
ایمیل های خود را کمتر چک کنید و نوتیفیکیشن های ایمیل را خاموش کنید.
به جای خواندن هر ایمیل در همان لحظه ورود به اینباکس شما، سعی کنید نوتیفیکیشن ها را خاموش کرده و پیام ها را فقط در فواصل زمانی مشخص بررسی کنید. چرا؟ چون نوتیفیکیشن های ایمیل که مدام در تلفن یا دسکتاپ شما ظاهر می شوند، می توانند تمرکز شما را از بین ببرند. طبق گفته الکس مور ، مدیرعامل راه حل بهره وری ایمیل بومرنگ، 64 ثانیه طول می کشد تا فرد بتواند پس از دریافت یک ایمیل به کار قبلی اش برگردد.
یک استراحت کوتاه بکنید
پیاده روی در اطراف خیابان محل کار، رفتن به کافی شاپ مجاور، خواندن مجله یا دیدار با یک همکار، استراحت های کوتاه که ارتباطی با کار شما ندارند می تواند تفاوت چشمگیری در عملکرد شما ایجاد کند. هرچقدر بیشتر بدون وقفه کار می کنید بهره وری شما کاهش می یابد. به همین دلیل توصیه می شود افراد بیش از هشت تا 10 ساعت در روز کار نکنند. در یک زمان خاص، بدن و ذهن شما دیگر نمی توانند بازدهی داشته باشد. همچنین پیشنهاد میشود از هر 90 دقیقه کار کردن مستمر 10 دقیقه استراحت کوتاه بکنید تا باعث افزایش بهره وری 90 دقیقه بعد شود..
اعضای بدن خود را حرکت دهید و کمی نرمش کنید
ورزش فقط برای بدن شما مفید نیست، بلکه می تواند بر عملکرد شما نیز تأثیر مثبت بگذارد. از نظر علمی نیز اثبات شده است که ورزش بدنی بر سلامت روان و تمرکز تأثیر می گذارد. یک راه بی نظیر برای سرحال بودن و بهره وری بیشتر این است که صبح ها قبل از کار کمی بدوید و یا روز خود را با یک تمرین ورزشی شروع کنید.
در محیط کار نیز در زمان استراحتتان می توانید حرکات برخی از ورزش هایی که نیاز به تحرک زیادی ندارند را نیز انجام دهید.
به موسیقی گوش دهید
استفاده از هدفون همیشه به معنای غیراجتماعی بودن شما نیست. هنگام کار، گوش دادن به آهنگ های مورد علاقه می تواند به شما کمک کند در حالتی از اعتماد به نفس و تمرکز کامل قرار گیرید و فهرست کارهای خود را یکی پس از دیگری حذف کنید. با این حال مراقب باشید، چون موسیقی همچنین می تواند باعث حواس پرتی شود.
مکان کار خود را عوض کنید.
اگر مدیر شرکت به شما اجازه تغییر مکان داد، در طول هفته کمی وقت بگذارید و در یک محیط دیگر کار کنید. تغییر مکان می تواند کمک بزرگی به افزایش بهره وری نماید. حتی میتوانید برای انجام برخی کارها به کتابخانه یا پارک محلی بروید (اگرشرایط آب و هوایی مناسب باشد) ، یا مکانی را بی صدا و پر از نور طبیعی پیدا کنید. این مورد می تواند به ایجاد ایده های جدید کمک کند و یا یک مشکل قدیمی را حل کند.
انجام چند وظیفه بصورت همزمان ممنوع
انجام بیش از یک کار در یک زمان ممکن است بهترین روش برای انجام همه وظایف شما به نظر برسد، اما می تواند بیش از اینکه به شما کمک کند به بهره وری شما آسیب برساند. چند وظیفه ای ساده نیست و وقتی این کار را انجام می دهید، در نهایت وقت را هدر می دهید.
قانون دو دقیقه ای را دنبال کنید.
دیوید آلن قانون دو دقیقه ای را در کتاب پرفروش خود با عنوان Getting Things Done بیان کرد.
قانون دو دقیقه: اگر در برنامه کاری خود کاری یا عملی دیدید که می دانید در عرض دو دقیقه یا کمتر قابل انجام است ، بلافاصله آن را انجام دهید. اصل این است که اتمام فوری این کار، زمان کمتری از موکول کردن آن به بعد می گیرد.
یک لیست ساده برای انجام کارهایی که باید انجام دهید (to-do list) تهیه کنید.
تهیه لیست کارهایی که باید انجام دهید برای ادامه بهره وری ضروری است. روش های مختلف برای افراد مختلف کارساز است. برخی از برنامه های گوشی های هوشمند استفاده می کنند، برخی دیگر ترجیح می دهند یک کاغذ دست نویس داشته باشند. صرف نظر از نحوه ایجاد و پیگیری لیست کارهای خود، از خلاصه، واقع بینانه و انعطاف پذیر بودن آن اطمینان حاصل کنید. فقط کارهایی را که می توانند در آن روز انجام شوند را ذکر کنید و خود را با یک لیست طولانی غرق نکنید. این فقط موجب احساس اضطراب و خستگی می شود.
تهیه یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید بسیار جالب است زیرا با گذشته، حال و آینده سروکار دارد. به کارهای با اولویت بالا فکر کنید. البته این بدان معنا نیست که شما ابتدا باید آن کارها را انجام دهید، اما ابتدا برای آنها برنامه ریزی کنید و بر این اساس وقت خود را حفظ می کنید.
اگر به دنبال یک فرمول ساده هستید تا بتوانید با استفاده از آن لیست های کارهایی را که باید انجام دهید را مدیریت کنید، اولویت هایی را که نتایج بلند مدت را تحت تأثیر قرار می دهند، مشخص کنید. این اولویت ها را به مسئولیت هایی تقسیم کنید که باید امروز انحام شوند. سپس وظایف اضافی برای روز را اضافه کنید. سایر کارها را کنار بگذارید یا به دیگران واگذار کنید. شما نباید وقت خود را صرف آنها کنید.
بسیار مهم است که در مورد آنچه می خواهید یک ماه دیگر انجام دهید، فکر کنید و سپس این اولویت ها را به کارهای کوچک تقسیم کنید که در یک روز قابل انجام است. به عنوان مثال، اگر می خواهید کارمند جدیدی را تا پایان ماه استخدام کنید، می توانید امروز با ارسال لیست کار، این روند را شروع کنید. شکستن یک هدف بزرگ در کارهای کوچک مثلا برای استخدام افراد جدید می تواند مواردی مانند مرور چند رزومه یا انجام مصاحبه، آن را بسیار قابل کنترل تر کند و هر روز احساس پیشرفت می کنید. این احساس پیشرفت می تواند به جلوگیری از آن لحظات طاقت فرسا کمک کند.
کنترل برنامه زمانبندی خود را بدست بگیرید.
مثمرثمر بودن، هوشیار و آرام ماندن به احساس کنترل داشتن مرتبط است. خواه وظایف خود را به دیگران واگذار کنید یا برای آنها محدودیت زمانی تعیین کنید. همواره سعی کنید در برنامه خود جایی را برای مقابله با مواردی مهم ضروری که ممکن است پیش آید باز نگه دارید. مثلا ممکن است یک روز دوستی زنگ بزند و بخواهد نیم ساعت با شما در دفتر کارتان صحبت کند. برنامه زمانبندی شما باید بتواند این اجازه را به شما بدهد.
از شبکه های اجتماعی کمی فاصله بگیرید
شبکه های اجتماعی بخشی از زندگی روزمره ما هستند. با این حال شما باید این نظم را داشته باشید که زمان زیادی از روز خود را صرف دیدن دیدگاه دوستانتان درباره آخرین فیلم فلان بازیگر یا آنچه شب گذشته برای شام صرف کرده اند، نکنید. بسیاری از شرکت ها دسترسی کارمندان به رسانه های اجتماعی را هنگام کار ممنوع می کنند، زیرا این امر باعث کاهش بهره وری می شود. اگر اجازه دارید از شبکه های اجتماعی در محل کار خود استفاده کنید، فقط برای چند دقیقه از آن به عنوان “استراحت” استفاده کنید ، زیرا اگر به یک عادت منظم تبدیل شود، می تواند به راحتی وقتتان را بگیرد و بر کاری که باید انجام دهید تأثیر منفی بگذارد.
غذای سالم بخورید
غدایی که مصرف می کنید مهم است. اگر غذای ناسالم مصرف می کنید، می توانید با همان خستگی و بی حالی ساعت 4 صبح روبرو شوید. برای جلوگیری از احساس خستگی و بیحالی ، غذای سالم و تنقلات مقوی را در اولویت قرار دهید. هیچ کس با معده خالی نمی تواند به خوبی کار می کند، این بدان معنی است که میان وعده بعد از ظهر فرصتی است که می توانید یک تقویت انرژی خوب و درست به خودتان بدهید. غذای سالم و مقوی باعث افزایش بهره وری و عملکرد شما می گردد.
مدیتیشن را تمرین کنید.
چند وظیفه ای، استفاده از شبکه های اجتماعی و درگیر شدن با سایر حواس پرتی ها می تواند شما را از انجام آنچه که باید در مدت زمان معقول انجام دهید باز دارد.
در انجام وظیفه فعلی خود متمرکز و متعهد باشید تا کارها را به طور موثرتر انجام دهید. یکی از راه های آسان سازی این کار مدیتیشن روزانه است. این کار برای شما زمان و مکان برای تمرکز روی وظایف را فراهم می کند و این انرژی می تواند برای باقی روز همراه شما بماند.
در این مقاله به روشهای بسیار ساده ای برای افزایش بهره وری اشاره کردیم. همانطور که در ابتدای مقاله ذکر کردم هیچ ترفندی برای افزایش بهره وری وجود ندارد و هیچکدام از این نکات نیز ترفند نیستند، بلکه عادتهای جدیدی هستند که باید آنها را ایجاد کنید و به کار گیرید تا بهره وری بیشتری در کار خود داشته باشید.
