یکی از دلایلی که بعضی از کسب و کار های کوچک شکست می خورند این است که کارآفرینان تازه‌کار ممکن است به قدری در خصوص جنبه خلاق کارشان هیجان زده شوند که از برخی از اصول بنیانگذاری و اداره کسب و کار غافل شوند. اگر شما هم اساساً کسب و کار کوچکتان را روی پای خودتان بنا نهاده اید، وقت آن رسیده است که آن را رسمی کنید. در اینجا شش گام که هر صاحب کسب و کار جدی باید بردارد، آورده شده است:
1- بیمه کسب و کار بگیرید
گرفتن بیمه تجاری برای محافظت از کسب و کار کوچکتان در برابر ریسک هایی از جمله خسارت مالی، سرقت و بدهکاری ضروری است. بیمه تجاری در محافظت اموال شما – از ساختمانتان گرفته تا کامپیوترها و اثاثیه دفترتان – از طوفان، آتش سوزی و سایر حوادثی که می تواند به کسب و کارتان خسارت وارد کند، مفید است. همچنین اگر مورد شکایت قرار بگیرید – برای مثال اگر یک مشتری در حین بازدید از مغازه شما زمین بخورد – بیمه تجاری شما را پوشش می دهد.
بیمه شما همچنین باید بیمه عدم النفع را پوشش دهد، که در صورتی که بخاطر آتش سوزی، طوفان یا سایر شرایط تحت پوشش مجبور به تعطیلی موقت کسب و کارتان شوید، این هزینه را به برای شما جبران کند. دیوید وارینگ، یکی از بنیانگذاران FitSmallBusiness.com، می گوید: “تحت پوشش مناسب بیمه قرار گرفتن می تواند مانع شکست شما در کسب و کار جدید شود.” او می گوید: “اگر کسب و کار کوچک شما با شرکت های بزرگتر تجارت کند، آنها اغلب درخواست مدارک بیمه می کنند.”
2- یک حساب بانکی تجاری باز کنید
باز کردن یک حساب تجاری جاری می تواند به جداسازی وجوه کسب و کارتان از پولهای شخصی تان کمک کند. وارینگ می گوید: ” گرفتن یک کارت اعتباری کسب و کار کوچک یا داشتن یک کارت شخصی جداگانه جهت استفاده برای کسب و کار نیز ضروری است.”
وارینگ می گوید: عدم توفیق در جدا نگه داشتن وجوه کسب و کار از پولهای شخصی “در هنگام پرداخت مالیات به یک کابوس بدل می شود.” با توجه به اینکه شما مجبور خواهید بود ساعتها زمان صرف حلاجی کردن صورتحساب بانکی تان کنید تا هزینه ها و درآمدهای کسب و کارتان را سوا کنید.
جداسازی شفاف وجوه کسب و کار در صورت مواجهه با حسابرسی مالیاتی در صرفه جویی زمان، ایجاد دردسر و هزینه های مالی نیز مفید است. همچنین اگر شما کاری را جهت درآمدزایی انجام می دهید، که بعضی از افراد آن را به عنوان یک سرگرمی می بینند – برای مثال، جواهرسازی یا عکاسی – ایجاد یک حساب بانکی جداگانه می تواند به سازمان امور مالیاتی نشان دهد که هدف شما کسب و کار است.
3- یک شماره شناسایی مالیاتی درخواست دهید
اگر تنها مالک یک کسب و کار باشید، ممکن است به تشخیص سازمان امور مالیاتی نیازمند داشتن شماره شناسایی کارفرمایی (EIN)، که به عنوان شماره شناسه مالیاتی فدرال نیز شناخته می شود، نباشید. در واقع، برخی از مالکان انحصاری سالها از شماره های تأمین اجتماعی خود در فرم های تجاری استفاده می کنند. اما گرفتن EIN چند ثانیه طول می کشد و می تواند سریعا شما را در حرفه‌ای‌گری ارتقاء دهد.
تهیه EIN از سازمان امور مالیاتی (IRS) همچنین با پنهان کردن شماره تأمین اجتماعی (SSN) شخصی شما از دید مردم، به محافظت از شما در برابر سرقت هویت تجاری کمک می کند. اگرچه یک سارق می تواند EIN شما را بدزدد، اما نمی تواند از آن برای آسیب رساندن به اعتبار شخصی شما استفاده کند.
4- ساختار تجاری درست را اجرا کنید
مشورت گرفتن از منابع مختلف و در صورت سؤال داشتن در مورد ساختار صحیح، مشاوره گرفتن از وکیلی که از تیپ کسب و کار شما آگاه است، مهم است.
ساختاری که انتخاب می کنید بر نوع مالیات های پرداختی شما ، تعداد افرادی که می توانند صاحب شرکت باشند و همچنین اینکه آیا شما به عنوان مالک می توانید شخصاً مسئولیت بدهی ها و تعهدات کسب و کار را بر عهده داشته باشید، تأثیرگذار خواهد بود. به همین دلیل انتخاب عاقلانه ساختار شما ارزشمند است. در اینجا چهار نمونه از ساختارهای رایج تجاری آورده شده است:
مالکیت انحصاری: مالکیت انحصاری ساده ترین ساختار برای یک صاحب کسب و کار کوچک انحصاری می باشد. اصلی ترین جنبه منفی آن این است که دارایی های شخصی و دارایی های کسب و کار صاحب آن در هم می آمیزد.
مشارکت: مشارکت ساختاری است که به دو نفر اجازه می دهد با یکدیگر یک کسب و کار را اداره کنند. میزان مسئولیت هرکدام از شرکاء هنگام وضع مشارکت تعیین می شود.
شرکت با مسئولیت محدود (LLC): یک شرکت با مسئولیت محدود به صاحب کسب و کار اجازه می دهد بدون پیچیدگی یک شرکت سهامی دارایی های کسب و کارش را از دارایی های شخصی اش جدا کند.
شرکت: انواع مختلف شرکت ها با قوانین و الزامات مختلف وجود دارد که توسط حروف (برای مثال S، B و C) مشخص می شوند. به طور کلی، شرکت بیشترین محافظت را در قبال مسئولیت دارد، اما نسبت به سایر ساختارها دارای دردسرها و هزینه های مدیریتی بیشتری است.
وارینگ توصیه می کند اگر مالک انحصاری یک کسب و کار هستید، بهتر است برای محافظت از دارایی های شخصی خود از مسئولیت، کسب و کار خود را به صورت یک شرکت با مالکیت محدود درآورید. وی می گوید: “با سرویسی مانند LegalZoom می توانید این کار را با چند دلار بصورت آنلاین انجام دهید.”
5- یک حسابدار استخدام کنید
برخی از صاحبان کسب و کار های کوچک بنا به حساب و کتاب بر روی صفحات می نهند، اما روی آوردن هرچه زودتر به یک حسابدار می تواند بهره وری و حرفه‌ای‌گری شما را بهبود بخشد. یک حسابدار می تواند هر هفته ساعت ها زمان برای شما صرفه جویی کند و از بسیاری از درماندگی ها بکاهد. به جای اینکه بخاطر یک اشتباه ریاضی موهای خودتان را بکنید، می توانید با تمرکز بیشتر بر فعالیت های درآمدزا و تصویر کلان از کسب و کار خود، روز خود را به گونه‌ای مؤثرتر استفاده کنید.
شارلوت اوهارا، صاحب شرکت طراحی و توسعه وب Charlotte O’Hara Designs، بیش از یک سال طول کشید تا یک حسابدار استخدام کند. اوهارا می گوید: “من از استخدام حسابدار دست نگه داشتم، زیرا در ابتدا به طرزی ساده‌لوحانه فکر می کردم که ردگیری درآمد و هزینه هایم چندان سخت نخواهد بود و می توانم همه کارهایم را خودم انجام دهم. اما آنقدر مشغول تمرکز بر رشد کسب و کارم بودم که بر روی جنبه های مدیریتی تمرکز نداشتم.”
اخیراً او یک حسابدار برای رسیدگی به مالیات های تجاری خود استخدام کرده و قصد دارد هر زمان که نیاز باشد به بهره‌گیری از کمک حسابداری ادامه دهد. او می گوید: “این ارزش هزینه را دارد زیرا در نهایت موقع پرداخت مالیات پول بیشتری به جیب می زنید.”
6- نشان های تایید رسمی تدارک ببنینید
اگر صنعت شما به هر نوع گواهی یا مجوز نیاز دارد، به تأخیر نیاندازید. شرایط مورد نیاز در هر ایالت با ایالت دیگر متفاوت است، بنابراین تحقیق کنید که آیا برای تیپ کسب و کار شما مجوز کسب و کار در ایالت شما لازم است یا خیر.
اخذ گواهینامه صحیح نه تنها شما را در طرف راست قانون نگه می دارد، بلکه به مراجعان و مشتریان آتی نشان می دهد که شما فرد کاردرستی هستید و همانند گرفتن بیمه تجاری شما را از افرادی که تفننی و پاره وقت کار می کنند جدا می کند. برای مثال، بسیاری از مالکان خانه به جای یک کاردان فاقد مجوز به دنبال استخدام یک پیمانکار دارای مجوز، ضمانت و بیمه هستند.
پیروی از این مراحل در اسرع وقت پس از شروع کسب و کار می تواند به شما کمک کند تا حرفه ای تر عمل کنید، از رقبا جدا شوید و راه موفقیت خود را هموار کنید. وارینگ می گوید: “اگر این موارد را از ابتدا به درستی تنظیم کنید، باعث صرفه جویی در وقت و کاهش دردسرها و مشکلات در طول راه می شود.”
