هر سازمانی، چه بزرگ و چه کوچک، از سرمایه های گوناگونی برای پیشبرد کسب و کار خود استفاده می کند. سرمایه شامل پول نقد، اشیاء و اوراق با ارزش یا کالاهایی است که برای تولید درآمد برای یک کسب و کار استفاده می شود. به عنوان مثال، یک فروشگاه خرده فروشی از دفتر ثبت و دفتر دارایی استفاده می کند، در حالی که یک شرکت مشاوره ممکن است دارای نرم افزار یا ساختمان اختصاصی باشد. همه شرکت ها، صرفنظر از حوزه صنعتی که در آن مشغول به فعالیت هستند، یک چیز مشترک دارند: آنها باید افرادی داشته باشند که با سرمایه آنها کار کنند. این نکته مورد تمرکز ما در کل متن خواهد بود: درآمدزایی از طریق استفاده از مهارت ها و توانایی های افراد.
HRM چیست؟
مدیریت منابع انسانی (HRM) به فرایند استخدام افراد، آموزش آنها، جبران خدمت، تدوین سیاست های مربوط به آنها و تدوین استراتژی های حفظ آنها گفته شود. HRM به عنوان یک رشته تخصصی، در طی بیست سال گذشته دستخوش تغییرات زیادی شده است و نقش مهم تری در سازمان های امروزی پیدا کرده است. در گذشته، HRM به معنای بررسی حقوق و دستمزد، ارسال هدایای تولد برای کارمندان، ترتیب دادن گردهمایی های شرکت و اطمینان از پر شدن صحیح فرم ها بود؛ به عبارت دیگر، بیشتر یک نقش اداری بود تا یک نقش استراتژیک مهم برای موفقیت سازمان. جک ولش، مدیر عامل سابق جنرال الکتریک، نقش جدید HRM را به طور خلاصه اینگونه توصیف می کند: “فقط محدود به مهمانی ها و جشن های تولد و ثبت نام نباشید.… به یاد داشته باشید، منابع انسانی (HR) در دورانی که همه چیز خوب پیش می رود، مهم است، اما HR در دوران سختی ها تعریف می شود” ( Frasch، و دیگران، 2010).
در اینجا، یعنی در ابتدای این متن، لازم است به این نکته اشاره شود که هر مدیری نقشی در رابطه با مدیریت منابع انسانی دارد. فقط به این دلیل که عنوان مدیر منابع انسانی را ندارند، به این معنی نیست که همه یا حداقل بعضی از وظایف HRM را انجام نخواهند داد.
به عنوان مثال، بیشتر مدیران با جبران خدمت، انگیزه بخشی و حفظ کارکنان سر و کار دارند و همین باعث می شود این جنبه ها نه تنها بخشی از منابع انسانی بلکه بخشی از مدیریت نیز باشند. در نتیجه، این مطالب برای کسی که می خواهد مدیر منابع انسانی باشد و شخصی که می خواهد کسب و کاری را مدیریت کند، به یک اندازه مهم است.
نقش HRM چیست؟
بخاطر داشته باشید که بسیاری از عملکردهای HRM وظایفی هستند که مدیران سایر دپارتمان ها نیز انجام می دهند، همین امر باعث می شود که این اطلاعات علی رغم مسیر شغلی در پیش گرفته شده، مهم باشند. اکثر کارشناسان در مورد هفت نقش اصلی HRM در سازمان ها اتفاق نظر دارند. این موارد در ادامه شرح داده شده اند.
1- جذب کارکنان
شما برای انجام وظایف و تحقق کارها در سازمان به افراد نیاز دارید. حتی در صورت برخورداری از پیشرفته ترین ماشین آلات، همچنان به افراد نیاز است. به همین دلیل، یکی از وظایف اصلی در HRM، جذب و استخدام کارمندان است. جذب کارکنان شامل کل مراحل استخدام از انتشار آگهی استخدام گرفته تا مذاکره در مورد شرایط حقوق و مزایا است. در پروسه جذب کارکنان، چهار مرحله اصلی وجود دارد:
1-1 تدوین برنامه جذب کارمندان
این برنامه به HRM اجازه می دهد تا بداند براساس پیش بینی درآمد، چه تعداد کارمند باید استخدام کنند.
1-2 تدوین سیاست هایی برای تشویق چند فرهنگی در محل کار
چند فرهنگی بودن در محل کار روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می کند، زیرا تعداد افراد با پیشینه فرهنگی مختلف در میان نیروی کار روز به روز افزایش می یابد.
1-3 نامنویسی برای استخدام
این مرحله شامل یافتن افرادی برای پر کردن پست های شغلی بلاتصدی است.
1-4 انتخاب
در این مرحله با افراد مصاحبه شده و از بین آنها تعدادی برای استخدام انتخاب می شوند و در خصوص شرایط جبران خدمت (محاسن کار) با آنها مذاکره می شود. پس از این مرحله، مراحل آموزش، حفظ و انگیزه بخشی است.
2- تدوین سیاست های محل کار
هر سازمانی سیاست هایی برای اطمینان از برقراری انصاف و استمرار در سازمان دارد. یکی از وظایف HRM تدوین کتبی این سیاست ها است. مدیر منابع انسانی، مدیران و مسئولین اجرایی در تدوین سیاست ها دخالت دارند. به عنوان مثال، کارشناسان HRM نیاز به تدوین یک سیاست یا تغییر یک سیاست را تشخیص می دهند، در مورد این سیاست نظرخواهی می کنند، سیاست را به نگارش در می آورند و سپس این سیاست را به کارمندان ابلاغ می کنند. در اینجا باید متذکر شد که دپارتمان منابع انسانی به تنهایی عمل نمی کند و نمی تواند به تنهایی عمل کند. تمام کارهایی که این دپارتمان انجام می دهد، مستلزم مشارکت سایر دپارتمان های سازمان است. چند نمونه از سیاست های محل کار به شرح زیر می باشد:
سیاست مربوط به امور انضباطی
سیاست مربوط به زمان تعطیلات
سیاست مربوط به نوع لباس پوشیدن
سیاست مربوط به امور اخلاقی
سیاست مربوط به استفاده از اینترنت
3- مدیریت جبران خدمت و مزایا
کارشناسان HRM باید تعیین کنند که آیا جبران خدمت منصفانه است، با استانداردهای صنعت مربوطه مطابقت دارد و به اندازه کافی بالا است تا افراد را برای کار در سازمان ترغیب کند یا خیر. جبران خدمت شامل هر چیزی است که کارمند در قبال کار خود دریافت می کند. علاوه بر این، کارشناسان HRM باید اطمینان حاصل کنند که میزان جبران خدمت پرداختی با جبران خدمت دریافتی سایر افرادی که در مشاغل مشابهی مشغول به کار هستند، مطابقت دارد. این امر شامل استفاده از سیستم های پرداختی است که تعداد سال های حضور فرد در سازمان (سنوات خدمت)، میزان تجربه، تحصیلات و جنبه های مشابه را در نظر می گیرد. نمونه هایی از جبران خدمت کارکنان شامل موارد زیر است:
حقوق پرداختی
مزایای بیمه درمانی
401 (k) (برنامه بازنشستگی)
برنامه خرید سهام
زمان تعطیلات
مرخصی استعلاجی
پاداش
کمک هزینه پرداخت شهریه ادامه تحصیل
…
4- حفظ کارکنان
حفظ کارکنان شامل نگه داشتن و ایجاد انگیزه در کارمندان برای ماندن در سازمان است. جبران خدمت یک عامل اصلی در حفظ کارکنان است، اما عوامل دیگری نیز وجود دارد. نود درصد کارمندان به دلایل زیر یک شرکت را ترک می کنند:
مشکلات مربوط به شغل
بروز چالش و مشکل با مدیر
هماهنگی و مطابقت ضعیف با فرهنگ سازمانی
محیط کار نامناسب
با وجود این، 90 درصد مدیران فکر می کنند که کارمندان به خاطر حقوق پرداختی کار را ترک می کنند (ریونبرک، 2010). در نتیجه، مدیران معمولاً سعی می کنند بسته جبران خدمت خود را تغییر دهند تا مانع ترک کار افراد شوند، در حالی که شرایط جبران خدمت دلیل ترک کار آنها نیست.
5- آموزش و توسعه
وقتی وقت خود را برای استخدام کارمندان جدید صرف می کنیم، می خواهیم اطمینان حاصل کنیم که آنها نه تنها برای انجام کار آموزش دیده اند بلکه به رشد و توسعه مهارت های جدید در کار خود ادامه خواهند داد. این امر منجر به بهره وری بالاتر برای سازمان می شود. آموزش یکی از مولفه های اصلی در انگیزه بخشی به کارکنان نیز محسوب می شود. کارکنانی که احساس می کنند مهارت های خود را پرورش می دهند عمدتاً از شغل خود راضی تر هستند و این امر منجر به افزایش حفظ کارکنان می شود. نمونه هایی از برنامه های آموزشی شامل موارد زیر است:
آموزش مهارتهای شغلی، مانند نحوه استفاده از یک برنامه کامپیوتری خاص
آموزش در حوزه ارتباطات
فعالیت های تیمی
آموزش در حوزه سیاست ها و امور قانونی، مانند آموزش در خصوص امور مربوط به آزار و اذیت جنسی و امور اخلاقی در محل کار
6- رسیدگی به قوانین موثر بر اشتغال
کارشناسان منابع انسانی باید از کلیه قوانینی که بر محل کار تأثیر می گذارد، آگاه باشند. یک کارشناس HRM ممکن است با برخی از این قوانین سر و کار داشته باشد:
قوانین تبعیض
الزامات مراقبت های بهداشتی
الزامات جبران خدمت مانند حداقل دستمزد
قوانین مربوط به ایمنی کارگر
قوانین کار
شرایط قانونی HRM همیشه در حال تغییر است، بنابراین HRM همیشه باید از این تغییرات آگاه باشد و سپس این تغییرات را به کل مدیران سازمان ابلاغ کند.
7- حفاظت از کارگر
ایمنی یکی از موارد مهم در همه سازمانها است. اغلب اوقات قوانین جدید با هدف تعیین استانداردهای فدرال یا ایالتی برای اطمینان از ایمنی کارگران ایجاد می شود. اتحادیه ها و قراردادهای صنفی نیز می توانند بر الزامات ایمنی کارگران در محل کار تأثیر بگذارند. مدیر منابع انسانی باید از الزامات حفاظت از کارگر آگاه باشد و اطمینان حاصل کند که محل کار با استانداردهای فدرال و اتحادیه منطبق است. مسائل مربوط به حفاظت از کارگر شامل موارد زیر می شود:
خطرات شیمیایی
الزامات گرمایش و تهویه هوا
استفاده از مناطق بدون بو
حفاظت از اطلاعات خصوصی کارمندان
آگاهی از قانون حفاظت از کارگر به طور کلی وظیفه منابع انسانی است. این موضوع در بعضی از صنایع از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است و در واقع، می تواند به معنای مرگ یا زندگی باشد.
ارتباطات
علاوه بر نقش های اصلی فوق الذکر، مهارت های ارتباطی خوب و مهارت های مدیریتی عالی کلید موفقیت در مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت کل است.
آگاهی از عوامل خارجی
علاوه بر مدیریت عوامل داخلی، مدیر منابع انسانی باید عوامل خارجی موثر بر سازمان را نیز در نظر بگیرد. عوامل خارجی مواردی هستند که شرکت کنترل مستقیمی بر آنها ندارد. با این حال، آنها ممکن است به طور مثبت یا منفی بر منابع انسانی تأثیر بگذارند. عوامل خارجی شامل موارد زیر می باشد:
جهانی سازی و برون سپاری فرامرزی برخی از فعالیت های شرکت
تغییرات در قانون کار
هزینه های مراقبت های بهداشتی
انتظارات کارمندان
تنوع نیروی کار
تغییر دموگرافی نیروی کار
نیروی کار با تحصیلات بالاتر
تعدیل نیرو و کوچک سازی شرکت
فناوری مورد استفاده، مانند پایگاه داده منابع انسانی
افزایش استفاده از شبکه های اجتماعی برای توزیع اطلاعات بین کارمندان
به عنوان مثال، روند اخیر برنامه های کاری انعطاف پذیر (اجازه دادن به کارمندان برای تعیین برنامه ساعات کاری خود) و ارتباط از راه دور (اجازه دادن به کارکنان برای کار در خانه یا یک مکان دور از محل شرکت برای مدت زمان مشخص، مانند یک روز در هفته) عوامل بیرونی هستند که HR را تحت تأثیر قرار می دهند. HRM باید از این مسائل بیرونی آگاه باشد تا بتواند سیاست هایی را تدوین کند که نه تنها نیازهای شرکت بلکه نیازهای افراد را نیز برآورده می کنند.
به عنوان یک مثال دیگر می توان به قانون حمایت از بیمار و مراقبتهای بهداشتی با هزینه معقول اشاره کرد که در سال 2010 به تصویب رسید. انطباق با این لایحه پیامدهای زیادی برای منابع انسانی دارد. به عنوان مثال، شرکتی با بیش از پنجاه کارمند باید کارمندان خود را تحت پوشش خدمات درمانی قرار دهد؛ در غیر اینصورت باید جریمه پرداخت کند. در حال حاضر، تخمین زده می شود که 60 درصد کارفرمایان کارمندان خود را تحت پوشش بیمه خدمات درمانی قرار می دهند (کاپلی، 2010).
از آنجا که بیمه خدمات درمانی اجباری است، امور مربوط به هزینه و همچنین استفاده از مزایای درمانی به عنوان یک استراتژی استخدامی از جمله چالش های اصلی خارجی محسوب می شود. هر مدیری که بدون در نظر گرفتن عوامل بیرونی عمل کند، باعث بی انگیزگی و نارضایتی کارگران خواهد شد. عدم درک عوامل خارجی نیز می تواند به معنای قانون شکنی باشد که خود دارای پیامدهای قابل توجهی می باشد.
شناخت عوامل بیرونی کلیدی برای یک کارشناس موفق HR بسیار مهم است. این امر به او اجازه می دهد تا بتواند بر اساس تغییر در محیط خارجی، تصمیمات استراتژیک اتخاذ کند. برای افزایش این شناخت، مطالعه نشریات مختلف ضروری است.
یکی از راه های آگاهی مدیران از عوامل خارجی، شرکت در کنفرانس ها و مطالعه مقالات مختلف در وبسایت ها است. به عنوان مثال، وب سایت انجمن مدیریت منابع انسانی، SHRM Online، نه تنها دارای بخش پست آگهی های شغلی است بلکه درباره بسیاری از موضوعات به روز منابع انسانی نیز بحث هایی را مطرح می کند که می توانند به مدیر کمک کنند تا تصمیمات بهتری را هنگام مدیریت افراد بگیرد.
اکثر کارشناسان اتفاق نظر دارند که کارشناسان منابع انسانی هفت وظیفه اصلی دارند. همه این موارد باید در رابطه با عوامل خارجی در نظر گرفته شود.
نکات کلیدی
سرمایه شامل کلیه منابعی است که شرکت برای تولید درآمد استفاده می کند. منابع انسانی یا افرادی که در سازمان کار می کنند، مهمترین منابع هستند.
مدیریت منابع انسانی به فرایند استخدام افراد، آموزش آنها، جبران خدمت آنها، تدوین سیاست های مربوط به محل کار و تدوین استراتژی های حفظ کارکنان گفته می شود.
هفت مسئولیت اصلی بر دوش مدیران HRM است: جذب کارکنان، تعیین سیاست ها، جبران خدمت و مزایا، حفظ کارکنان، آموزش، قوانین استخدام و حفاظت از کارگران.
مدیران HRM علاوه بر رسیدگی به هفت جنبه داخلی، باید اطلاعات خود را در خصوص تغییرات در محیط خارجی که ممکن است بر کارکنان آنها تأثیر بگذارد، به روز نگه دارند. موارد مربوط به برنامه زمانی انعطاف پذیر و دورکاری نمونه هایی از جنبه های خارجی است.
برای درک بهتر چگونگی تأثیر عوامل خارجی بر منابع انسانی، مهم است که مدیر منابع انسانی ادبیات HR را بخواند، در کنفرانس ها شرکت کند و از روش های دیگر برای به روز نگه داشتن اطلاعات خود در خصوص قوانین، روندها و سیاست های جدید استفاده کند.
