اگر از سال گذشته چیزی آموخته باشیم، اینست که راه اندازی یک شرکت مجازی آنقدرها که در ابتدا به نظر می رسد ترسناک نیست.
یک دهه پیش، من کسب و کارم را بصورت مجازی آغاز کردم. در ابتدا، این برای ساختن ذخایر پول نقدمان بود. آن هنگام متوجه شدیم سازندگی و حال خوب کلی مان به طرز قابل ملاحظه ای افزایش یافت. ما هیچ وقت به کسب و کار سنتی بازنگشتیم. و سپس مابقی دنیا بعنوان یک همه گیری شدت گرفت، و ما نتوانستیم با سایر انسان های خارج از محل سکونت خود تعامل برقرار کنیم.
همزمان با آغاز دسترسی جمعیت عمومی به واکسن در بهار و تابستان، بسیاری از رهبران کسب و کار به این فکر می کنند که آیا بایستی کار را از نو تصور کنند. آنها از خود و یکدیگر برخی از انواع سوالات را می پرسند، “در صورت اشتراک گذاری فضای فیزیکی در حالت غیر قابل استفاده، چطور به رهبری تیم ها و رشد کسب و کارها ادامه می دهیم؟ چطور این کار را انجام می دهیم؟ آیا این کار می کند؟”
بعنوان کسی که این کار را از مدت ها پیش از آنکه این فناوری برای آسان تر کردن امر وجود داشته، پاسخ ها به این شکل هستند: بله، شما می توانید بطور مطلق تیم ها را رهبری کرده، کسب و کارتان را بدون اینکه همگی بصورت فیزیکی با هم باشید رشد دهید. بله، شما کاملا می توانید این کار را انجام دهید. و بله، این ثمربخش خواهد بود.
چگونه یک شرکت مجازی را راه اندازی کنیم؟ در اینجا هفت مورد برای ثمربخش کردن آن وجود دارد:
1. از پاتوق ها، تیم ها یا زوم استفاده کنید
1. از پاتوق ها، تیم ها یا زوم استفاده کنیددرست همانطور که برای همه ی شما برای سال گذشته بوده، تمام جلسات ما همیشه از طریق ویدئو کنفرانس انجام می شده است. چندین عضو از تیم من هستند که هیچ وقت شخصا آنها را ملاقات نکرده ام. برخی به این خاطر که در سایر نقاط دنیا زندگی می کنند، برخی به خاطر اینکه در طول کووید شروع بکار کردند، و سایرین تنها به این خاطر که از زمانی که شروع بکار کرده اند به شهرشان سفر نکرده ام. از آنجا که مطمئنم این تجربه را داشته اید، ویدئو کنفرانس بسیار شبیه به برقراری ارتباط بصورت شخصی است. شما همچنان نقاط ضعف و قوت یک همکار را می دانید. شما خبر دارید از اینکه چه چیزهایی آنها را تحریک می کند. اگر چیزی باشد، بسیار موثرتر است به این خاطر که شما بعنوان انسان بیشتر با آنها هماهنگ هستید چون بصورت فیزیکی با هم نیستید.
2.جلسات هفتگی را برنامه ریزی کنید
من هر هفته دو بار گزارش های شخصی خود را دارم (دوشنبه و چهارشنبه صبح ها) و هفته ای یکبار با کل تیم ملاقات دارم (سه شنبه صبح ها). مگر در صورتی که در جاده باشم که نمی توانم کاری بکنم، در غیراینصورت هیچ وقت این جلسات را از دست نمی دهم. وقتی با هم در یک دفتر بودیم، از دست دادن یا کنسل کردن آن جلسات هفتگی ساده تر بود به این خاطر که مدام تیمم را می دیده با آنها صحبت می کردم. “آیا ما واقعا نیازمند یک جلسه ی طولانی هستیم؟ ما همین الان در ورودی به این بحث پرداختیم.”
3.تنظیم اهداف
وقتی افراد جدید شروع بکار می کنند، همیشه حدود 30 روز سردرگمی دارند در حالی که سعی می کنند دریابند اگر کسی واقعا توجه نکند به اینکه ناهاری دوساعته داشتند به این خاطر که کار را در ساعت 5 صبح در تمام طول هفته آغاز کرده اند. هرکس اهداف بسیار مشخص خود را دارد. ما به جای ساعات کار انجام شده به پیگیری اینها می پردازیم. در اینجا راز دیگری هست که کمتر شناخته شده: وقتی افراد از خانه برای اهداف کار می کنند، در واقع بیشتر و سازنده تر کار می کنند.
4.ارائه ی مزایای فوق العاده
من درباره ی بیمه ی سلامت یا پس اندازهای بازنشستگی آنها صحبت نمی کنم. من در مورد زمان صرف شده ای که بصورت نامحدود پرداخت شده و چهار روز کاری هفته حرف می زنم. شما درخواهید یافت که بایستی افراد را وادار نمایید تا جهش داشته باشند، زمانی که بیمار و در تعطیلات هستند، اما افراد ایده ی کار کردن برای شرکت هایی که زمان انعطاف و مزایای غیرمعمول پیشنهاد می دهند را دوست دارند.
5. دنبال کردن زمان و پروژه ها
به منظور کمک به ما در راه اندازی موفق یک شرکت مجازی، از دنبال کننده ی زمان از طریق کوئیک بوک ها برای وارد کردن زمان و کواسکجول برای مدیریت پروژه استفاده می کنیم. هر دوی اینها در لحظه ای برای من امکان دیدن اینکه افراد چگونه در حال گذراندن زمان هستند، ما کجا دارای ظرفیت هستیم، زمان استخدام چه هنگام است و چه کسی به اهداف آنها پرداخته یا آنها را گسترش می دهد، فراهم می آورند.
6.بصورت هفتگی در مورد اهداف صحبت کنید
ما تا زمان بازبینی سالانه منتظر نمی مانیم تا ببینیم آیا افراد به اهداف خود دست یافته اند. ما بصورت هفتگی به اینکه کجا هستیم و چه کار دیگری همچنان بایستی انجام گیرد می پردازیم. ما یک طرح سه ماهه ی یک صفحه ای داریم که بر اساس آن کار می کنیم. من آن را چاپ کرده ام و روی میزم نگاه داشته ام. در طول جلساتم با گزارشات مستقیم، به آن طرح پرداخته، آنچه صورت گرفته است، اینکه چالش ها کجا هستند، و موقعیت های موفقیت مان چه چیزهایی هستند را به بحث می گذاریم.
7. راه اندازی جلسات با شفافیت
من هر جلسه ی کارکنان را با این پرسش که “هفته ی شما چگونه گذشت؟” آغاز می کنم که به همگان امکان صحبت در مورد اینکه چه چیزهایی درست انجام شده و اینکه چالش ها کجاها هستند را می دهد. برخی اوقات نگرانی ها ی مشتری و زمان های دیگر نگرانی هایی در مورد فناوری ای که بکار می بریم وجود دارد. این امر به من امکان نگاه داشتن فشاری قوی بر آنچه معمولا در حال وقوع است… حتی از 2000 مایل آن طرف تر را می دهد.
مطمئنا چالش هایی برای راه اندازی یک شرکت مجازی، مثل چالش هایی برای داشتن همگان در یک فضا وجود دارد. برای من، مزایا بسیار بیشتر از معایب هستند.
